Belastingcontrole en boekenonderzoek voor ondernemers
Een boekenonderzoek van de Belastingdienst bij een ondernemer vraagt vooral om een ordelijke voorbereiding. Controleer eerst welke periode, belastingsoorten en onderdelen van de administratie worden onderzocht. Zorg vervolgens dat de gevraagde informatie logisch en controleerbaar beschikbaar is.
Deze pagina geeft algemene informatie over belastingcontrole en boekenonderzoek voor zzp, vof en bv. De precieze rechten, verplichtingen en reikwijdte kunnen per onderzoek verschillen.
Wat is een boekenonderzoek bij een ondernemer?
Bij een boekenonderzoek kan de Belastingdienst onderzoeken of aangiften aansluiten op de administratie en onderliggende gegevens. De controle kan zich richten op één onderwerp of meerdere belastingen en perioden.
Lees de aankondiging daarom zorgvuldig. Noteer welke informatie wordt gevraagd, over welke periode en binnen welke termijn. Wijs binnen de onderneming één persoon aan die het dossier en de communicatie coördineert.
Belastingcontrole ondernemer: controleer de administratie vooraf
Een goede voorbereiding betekent niet dat u de hele boekhouding opnieuw moet doen. Richt u eerst op belangrijke aansluitingen en de onderwerpen die in het onderzoek worden genoemd.
Controleer bijvoorbeeld:
- bankrekeningen en kas;
- verkoop- en inkoopfacturen;
- btw-aangiften en omzet;
- loonadministratie indien van toepassing;
- zakelijke kosten en bijzondere posten;
- investeringen en afschrijvingen;
- privé- en zakelijke geldstromen;
- jaarrekening en winstberekening.
Maak verschillen vooraf zichtbaar
Ontdekt u een verschil tussen administratie en aangifte, leg dan vast wat de oorzaak is. Verwijder of overschrijf oude boekingen niet zonder duidelijke audittrail. Een controleerbare correctie is beter dan een wijziging waarvan later niet meer kan worden vastgesteld wat er is gebeurd.
Beoordeel daarnaast of een gevonden fout gevolgen heeft voor andere perioden of belastingsoorten.
Informatieverzoeken van de Belastingdienst
Lever gevraagde informatie ordelijk aan. Gebruik een begeleidende lijst wanneer u meerdere bestanden of documenten verstuurt. Noteer de datum van aanlevering en bewaar een exacte kopie van wat is gedeeld.
Is een vraag onduidelijk of zeer breed, probeer dan eerst duidelijk te krijgen wat precies wordt gevraagd. Dat helpt om zowel te weinig als onnodig veel informatie te voorkomen.
Vragen tijdens het boekenonderzoek
Beantwoord feitelijke vragen op basis van de administratie en beschikbare documenten. Als iets niet direct bekend is, zoek het eerst uit in plaats van te gokken. Leg belangrijke mondelinge afspraken of toelichtingen achteraf schriftelijk vast in het dossier.
Btw en boekenonderzoek
Btw is een veelvoorkomend onderdeel van administratieve controles. Zorg dat omzet, facturen, voorbelasting en ingediende aangiften op elkaar aansluiten. Meer hierover leest u bij btw voor ondernemers.
Correcties na een belastingcontrole
Na een onderzoek kan de Belastingdienst tot correcties komen. Controleer de onderbouwing, feiten en berekeningen zorgvuldig. Bent u het niet eens met een formele aanslag of beschikking, beoordeel dan tijdig de bezwaarroute.
Bekijk daarvoor bezwaar en beroep tegen de Belastingdienst.
Administratie bewaren en dossier opbouwen
Ondernemers hebben wettelijke administratie- en bewaarplichten. Welke gegevens en bewaartermijnen precies gelden kan afhangen van de administratie en het soort gegevens. Zorg dat relevante stukken gedurende de toepasselijke termijn toegankelijk en leesbaar blijven.
Maak voor het boekenonderzoek daarnaast een apart controledossier met de aankondiging, vragen, antwoorden, aangeleverde bestanden en eigen notities.
Checklist boekenonderzoek Belastingdienst
- Lees de aankondiging volledig.
- Noteer periode, onderwerpen en deadline.
- Wijs één contactpersoon aan.
- Controleer belangrijke administratieve aansluitingen.
- Leg gevonden verschillen vast.
- Maak een overzicht van aangeleverde bestanden.
- Bewaar alle communicatie in één dossier.
- Controleer eventuele correcties na afloop zorgvuldig.
Veelgestelde vragen over boekenonderzoek
Wat is een boekenonderzoek bij een ondernemer?
Bij een boekenonderzoek controleert de Belastingdienst delen van de administratie en aangiften. De precieze reikwijdte blijkt uit de aankondiging en communicatie.
Welke stukken moet ik voorbereiden?
Bereid vooral de administratie en onderliggende stukken voor die betrekking hebben op de onderzochte periode en onderwerpen.
Wat doe ik als ik tijdens de voorbereiding een fout ontdek?
Leg de fout en het financiële effect vast en beoordeel welke correctie nodig is. Zorg dat wijzigingen controleerbaar blijven.
Meer informatie over belastingcontrole
Lees ook ons artikel boekenonderzoek Belastingdienst voor ondernemers of neem via Contact contact op met uw vraag.